Az első részben példát hoztunk a költségek megelőzésére. Azonban a költségcsökkentés nem csupán egyetlen jól megalapozott döntésből áll. A kiadásokat okozó gócpontok felszámolása egy lépés, a fogalmazzunk úgy, hogy fogyasztói szokások átalakítása viszont egy komplex folyamat. Gyakorlatilag, a szokások szabályozásán túl, a szabályok betartása a valódi kulcs. Mit ér az elhatározás megvalósítás nélkül? Semmit. A folyamatnak jelentős része az utólagos kontrollban rejlik. Nem kis feladat és nehézség, de bizony egy teljes policyt, azaz szabályrendszert kell felépíteni.
Lássuk be, a költségek keletkezését egyértelműen vissza lehet vezetni a fogyasztási szokásokra. Egy példa erejéig térjünk vissza a nyomtatókhoz. Nagy volumennél jelentős költséget hoz a papírfogyasztás, illetve maga a papír ára. Csak ezen az egy ponton 3 olyan módosítást is eszközölhetünk, amivel visszafoghatjuk a papírfogyasztást. Az első a duplex, azaz kétoldalas nyomtatás alkalmazása, ezzel nagyságrendileg felezhetjük az elhasznált papírmennyiséget (kivétel ha a nyomtatott dokumentumok nagy része számla). A másik maga a papírválasztás. Egyértelműen nem a többszörösen újrahasznosított, nem pontosan méretre vágott papírokról beszélek, mivel ezek jobbára csak elakadnak a nyomtatókban, károsítva az alkatrészeket. Számos olyan forrás létezik azonban, amely olcsóbb és gyártói minőségű papírokat kínál, dobozonként akár 100-200 Ft árkülönbséggel. A harmadik pedig egy szabály kialakítása arra, mit nyomtassunk és mit ne. E-mailt kinyomtatni egyértelműen csak végszükség esetén kell, ha például a megrendeléseket papír formájában is iktatjuk. Az e-mail arra való, hogy elektronikusan olvassuk. Mégis nagyon sok felhasználó pusztán megszokásból nyomtatja ki az elektronikus leveleket, majd vagy az asztalán tárolja, vagy egyszerűen a szemetesbe dobja.
A papírfogyasztás kontrollja nem pusztán költségcsökkentés egyébiránt, a zöld iroda kialakítása mint felelősségvállalási stratégia, szintén egyre inkább tényező, akár cégünk hitelességének növelésében. Számos egyéb módszer létezik még ennek visszafogására, sok cégnél találkozni immár kifejezetten olyan átalakításokkal, melyek a papírmentes iroda megalapozását tűzték ki célul. Evidens persze, hogy ez számos iparágban okoznak visszaesést, hiszen a vállalati nyomtatás rengeteg plusz eladási lehetőséget tartogat, kezdve a papírtól, a toneren át, a nyomtatóalkatrészig, a karbantartási szerződésekről és az időszaki nagyjavításokról nem is beszélve. Nyomtatásra persze szükség van, de mindent lehet ésszerűen, megfontoltan és tudatosan végezni.
